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メールよりも電話を好む人の3大特徴

仕事をしている中で,たった数行のメールで済む用件でもわざわざ電話してくるような人はいませんか?明らかにメールよりも電話が好きなんだろうな,と思えてしまうこともあるでしょう。メールより電話を好むのは,なぜなのでしょうか。

「声」のほうが伝わりやすいと考えている

特に仕事の連絡事項であれば,口頭で説明されるよりもメールのほうが,記録として残りますし行き違いや言い間違いも減る傾向があります。

しかし,まず電話する人は,相手に自分の「声」で届けたほうがしっかりと伝わると考えているようです。

実際には,電話口で説明する場合,たいていその場で考えを整理しながら話していることが多いのです。

つまり,伝わりやすいのではなく,話す側にとって「伝えやすい」というだけのことなのです。

一方,聞く側にとってはその場でとっさに判断しなくてはならないことばかりですので,改めて確認しなくてはいけないことが出てくることも多いはずです。

急ぎの用件であれば電話のほうが確実なこともありますが,そういった場合でも電話で説明した後,確認のためメールを入れると信頼感が増します。

タイピングが遅い

案外多いケースとして,タイピングが遅いためにメール作成に時間がかかってしまうので,電話のほうが手っ取り早いという理由があります。

似たような件であれば,メールなら文面のテンプレートを用意しておき,コピペして使うことも可能なのですが,電話の場合は重複していることでも1から話さなくてはなりません

こういった点からも,タイピングがものすごく遅くない限り,メールのほうが効率的な連絡手段と言っていいでしょう。

また,昔から仕事で電話を使ってきた人であれば,後から出てきたPCやスマホを使ってコミュニケーションを取るよりも,慣れ親しんだ電話で連絡したいと考えていることもあるようです。

こういったタイプの人は,PC上で作業できることでもわざわざプリントアウトして紙に書き込む傾向があります。

仕事でPCを使うこと自体,避けたがるということです。

ただ,連絡を受ける側からすれば,メールは時間の都合がつくときに確認することができますが,電話は受け手にとってふいにかかってくるものです。

相手がいまどのような状況なのか分からないまま電話をかけるわけですから,実は相手にとって迷惑かもしれないという想像力は持っていたいものです。

思い立ったときに話してしまいたい

どちらかと言えば自分の都合を中心に考えるタイプの人の場合,自分が伝える必要があることを思い立ったタイミングで伝えてしまいたい,といった理由で電話を好むこともあるようです。

当然,電話を受ける側にとってその情報が今すぐ必要とは限りませんので,そのタイミングで伝えておきたいというのは完全に自分の都合です。

急ぎの用件でなくても頻繁に電話をかけてくる人は,もしかしたらこのタイプにあてはまるかもしれません。

電話に出られないときにかかってきた場合,折り返したり,改めて電話がかかってきたりすることになりますので,そのやりとりだけでも時間をロスしていると言えます。

なかなかメールで連絡をくれない人に対しては,こちらからの連絡をメール主体にしていくといいでしょう。

初めは送ったメールに対して電話で回答してくるかもしれませんが,徐々に「この人はメールで連絡してほしいのだな」と分かってもらえる場合もあります。

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まとめ

電話とFAXぐらいしか連絡手段がなかった時代とは違い,現在はEメール,SNS,メッセンジャーアプリといったように,さまざまな連絡手段が用意されています。

用途や相手の状況に合わせて,連絡手段を使い分けることも大切です。

「自分は電話が好きだから」というだけの理由で電話に固執せず,相手の立場に立って想像力を働かせることが大切です

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Ash.

キャリア、教育系ジャンルを主に執筆しているWebライターです。ライフハック堂では書いてみたいジャンルを含めて実験的に記事を書いています。お仕事のご依頼・ご相談はお問い合わせフォーム、Twitter、または「運営者情報」のメールアドレスまでお願いします。

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