仕事ができる人のデスクはきれいだと言われています。特にデスクワークが中心の人にとって、デスクは1日の大半を過ごす場所です。デスクにその人の思考が表れているとも言えるわけです。デキる人になるためには、まずはデスクまわりから変えていきましょう。
目次
とにかく物を置かない・徹底的に片付ける
デスクまわりが雑然としている人は、ほぼ間違いなく物を置きすぎなのです。デスクは仕事をするための作業スペースですので、物を一切置かないのが原則だと思ってください。
ときどきデスク上に私物を置いている人を見かけますが、きれいなデスクに1点か2点置かれているのと、デスク上が私物であふれているのとでは、見る人の印象が全くちがいます。癒やしグッズや家族の写真、ミニ観葉植物などを飾るのなら、むしろデスク全体はきれいに片付けておくようにしましょう。
とりあえず引き出しに放り込むのをやめる
デスク上はそこそこ片付いているけれど、引き出しの中は物があふていて開け閉めもままならない…、なんてことになっていないでしょうか。一度引き出しに入れてしまうと、いつ何をどこに入れたのか、たいてい忘れてしまいます。「とりあえず引き出しへ」と考えがちな人は、引き出しは基本的に「入れたら出さない」一方通行だと思うようにしましょう。
ただ、日常的に書類を大量に扱う仕事の場合、どうしても一時的に引き出しへ書類を避難させないと、デスク上がすぐに書類の山になってしまう場合もあるでしょう。どうしても引き出しを一時しのぎに使いたいのであれば、時期を決めて捨てるものは捨てるようにします。2週間に一度とか、月に一度と決めておき、カレンダーアプリなどに次の掃除デーを記録しておくと効果的です。
「第二のデスク」を活用する
オフィスデスクの多くに備わっているのが、体の真正面にある浅く広い引き出しです。この引き出しは物を入れて保管するためのものではなく、「第二のデスク」として使うためのものです。とりあえず横によけておきたい書類などを、一時的にこの引き出しへ入れておき、すぐに取り出せるようにするのです。
よって、正面の浅い引き出しは、常に空っぽかほぼ物が入っていない状態にしておくのが理想です。実際、一時避難所としての「第二のデスク」を活用できるようになると、デスク上が散らからず、しかも仕事の優先度を決めやすくなります。第二のデスクがTo Doリストの代わりになるというわけです。
デスクを毎朝「拭く」のを習慣にする
デスクが散らかっていたり、書類が山になっていると、隠れて見えないところに大量のホコリが溜まっていることがあります。職場によっては、清掃業者がデスクを拭いてくれることもあるかもしれませんが、今にも雪崩れてきそうな書類の山をどけてまで拭いてくれるわけではないはずです。
デスクを拭きにくいということは、それだけデスクが散らかっているということなのです。毎朝デスクを拭くのを習慣にしてしまえば、自然とデスク上に物を置かなくなります。ホコリっぽいデスクで仕事をするよりも、きれいなデスクのほうが気持ちがいいですし、デスクの散らかりも防ぐことができるので一石二鳥です。
デスク整理にちょっとしたコストをかける
片付いたデスクを維持するために、ちょっとしたコストをかけるのも効果的です。クリアアイルやインデックスシール、付箋などのステーショナリーは、数百円で買うことができます。ほんの少しコストをかけて、デスク整理のためだけのグッズを買うことで、有効活用しようという意識が芽生えるものです。
特にインデックスシールは効果的です。インデックスを活用するには、自分の仕事で発生する書類をカテゴリ別に分類する必要があります。また、頻度の高いものと低いものを分け、あらかじめ収納スペースを考える必要があります。さらに、どこに何を入れるのか、自分で計画を立てるために思い出しやすくなり、必要なときに書類をサッと出せるようになるのです。
まとめ
デスクがなぜ散らかってしまうかと言うと、毎日使っているうちに少しずつ物が増えていくからなのです。デスクに小さな引き出しや棚を置いているのを見かけることがありますが、物をどんどん置いて溜めていく習慣を変えないと、結局はデスク上に物があふれてしまいます。
すっきりとしたデスクで仕事を効率的に進めて、見た目も中身も「デキる人」を目指しましょう。
