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「教え上手」になるには?すぐに実践できる3つのコツ

「教え上手」になるには?すぐに実践できる3つのコツ
仕事で部下や後輩に仕事内容を教えなくてはいけないものの、うまく教えられるか(教えることができているか)が不安なことはありませんか?人に何かを説明するのは簡単なことではありませんが、コツをつかむことで説明の分かりやすさを上げることは可能です。「教え上手」になるための3つのコツを見ていきましょう。

全体像や完成形を最初に見せる

「まず〇〇をやって」「次に△△を確認して」「そして××を処理しておいて」と順を追って説明すれば、たいていの人はその通りやってくれるでしょう。しかし、この説明の仕方では仕事の全体像がよく分かりません。つまり、何のためにその作業をするのか、どんなものが完成するのかが分からないのです。このように、仕事の全体像を示さないまま1つ1つのタスクや手順のみを伝えていると、イレギュラーの事態が発生したときに担当者が対応できなかったり、仕事の目的を理解していないために根本的なミスをおかしてしまったりといった問題に発展することがあります。
どんなに小さな作業でも、それをなぜやるのか、目的や後工程を説明し、最終的に何を成し遂げようとしているのかを説明しましょう。すると、説明を受けた側も全体の中で自分がどの部分を担当しているのか理解できるのです。勘のいい人であれば、後工程を担当する人が仕事をしやすいように配慮したり、より効率的に目的を達成できる方法を考案してくれたりすることもあります。反対に、「教えたはずなのに、自分が何の仕事をしているのかよく分かっていないようだ」ということがあれば、説明したあなた自身の伝え方に問題があるのかもしれません。全体像や完成形をまず伝えることを心がけましょう。

特に大事なポイントを明確にする

仕事には、多くの細かな注意点が付きものです。仕事の経験が長くなればなるほどさまざまな場面を見てきていますので、仕事を教える際にもなるべく自分の経験を伝えたほうがいいのでは、と考えがちです。
しかし、まっさらな状態から仕事を覚える人にとって、あまりに詳しい説明や、事細かに注意点を羅列される説明をされてしまうと、何がポイントなのかぼやけてしまうことにつながりかねません。まずは特に大事なポイントを整理して伝え、仕事の大きな流れを理解してもらいましょう。そして、仕事の流れを実務でつかんできた頃に、細かな注意点を追加していけばいいのです。最初から全てを理解してもらうとすると、よほど記憶力や理解力に優れた人でない限り、パンクしてしまいます。
口頭で説明すると散漫になりがちな人は、仕事の柱となるポイントだけを書いたレジュメを用意して説明し、仕事を覚えながら本人が注意点などの追加事項を付け加えてメモできるようにすると、説明する側もされる側もポイントを整理しやすくなります。

理解しているか確認しながら説明する

説明を1回聞いただけで全てを完璧にこなせる人はほとんどいません。最初は理解が不十分な部分があったり、忘れてしまったりする部分があった当然なのです。そこで、説明しながらときどき相手の理解度を確認するようにしましょう。
具体的には、最初に「分からないことがあったら言ってくれてOK」だと伝えた上で説明を始め、区切りのいいところまで説明したら「ここまでで分からないことはあった?」「ここまで話したことで質問はある?」と確認を入れます。
なぜ質問してもらうことが大事かというと、質問の内容によって質問した人の理解度を知ることができるからです。手順を頭に入れるので精一杯なのか、具体的にどのように進めればいいのか頭のなかでシミュレーションできているのか、といった、理解度のレベルが分かるのです。
積極的に質問できる人であれば問題ありませんが、性格的になかなか質問しにくいと感じる人もいます。あまり質問が出てこないようであれば、仕事を細切れに分け、少しずつ説明してはやってもらうということを繰り返しながら、徐々に仕事を教えていきます。こうすると、理解できていないことは間違えたりできなかったりするので、どこでつまずいているのかが一目瞭然です。ただし、この場合は「最初だけは仕事を分けて教える」ことをきちんと伝え、決して相手の能力を低く見積もっているわけではないと説明しておくことが大切です。仕事ができないと思われているでは?と疑心暗鬼になると、ますます質問しにくくなってしまうからです。相手の性格やものの感じ方に配慮しながら教えるのも大切なことです。

まとめ

これらの3つのコツを実践するときは、説明が長くならないように注意しましょう。説明が長いと、誰でも集中力が下がってきてしまいます。重要な部分を適切に伝えるには、事前に説明内容を整理し、伝える順序を決めておくといった準備をしておくことも必要です。分かりやすい説明ができる人は、部下や後輩から頼りにされます。分かりやすい説明で信頼を勝ち取っていきましょう。

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